GRAS Reizen protocol

(versie d.d. 10/03/2014)

1. Aankondiging van een bezoek

1.1 In de aankondiging van een bezoek omschrijft de organisator het bezoek zo duidelijk mogelijk op basis van de hem bekende informatie. Te denken valt aan datum, plaats, tijd, wel of niet toestemming om te fotograferen en het aantal beschikbare plaatsen.
 
1.2 Een bezoek wordt in eerste instantie aangekondigd via de GRAS Yahoogroups, daarna op de website en vervolgens via de Take Off/nieuwsbrief.
 

2. Aanmelding voor een bezoek

2.1 Mensen die zich aanmelden voor een bezoek dienen uitdrukkelijk te vermelden voor welk bezoek zij zich opgeven.
 
2.2 Mensen die zich aanmelden voor een bezoek dienen voor elk afzonderlijk bezoek de standaard aanmeldingsgegevens op te geven. Dit om te voorkomen dat de organisator steeds in zijn computer moet "graven" om de juiste gegevens bij de juiste persoon op de lijst te krijgen.
 
2.2.1 Onder standaard aanmeldingsgegevens verstaat GRAS reizen:

1. volledige naam (voornamen en achternaam)
2. adres
3. postcode en woonplaats
4. telefoonnummer
5. email adres
6. geboorteplaats
7. geboortedatum
8. paspoortnummer 
 

3. Wie kunnen er mee met een bezoek?

De bezoeken die door GRAS reizen georganiseerd worden zijn onder te verdelen in drie categorieën:

A. Foto-spottersdagen waarvoor elke vereniging een uitnodiging ontvangt.
B. Bezoeken die gecombineerd worden met andere verenigingen maar in eerste instantie door GRAS reizen georganiseerd worden.
C. Volledig door GRAS reizen georganiseerde bezoeken.

3.1 Voor deelname aan de bezoeken zoals omschreven onder categorie A komen alleen GRAS leden in aanmerking. Men moet als lid geregistreerd staan en betaald hebben op het moment van opgave.
 
3.2 Voor deelname aan de bezoeken zoals omschreven onder categorie B komen zowel betalende GRAS leden als leden van verenigingen met welke de organisator GRAS reizen samen werkt in aanmerking. Het aantal plaatsen dat door de organisator GRAS reizen beschikbaar gesteld wordt aan andere verenigingen wordt bepaald door de organisator GRAS reizen met dien verstande dat het hier een evenredige verdeling over de andere verenigingen betreft.
 
3.3 Voor deelname aan de bezoeken zoals omschreven onder categorie C komen zowel betalende GRAS leden als leden van andere verenigingen in aanmerking. De organisator GRAS reizen bepaalt zowel het aantal beschikbare plaatsen voor andere verenigingen als de verdeelsleutel voor deze "gastplaatsen".

*Voor alle categorieën bezoeken geldt dat als er meer gegadigden zijn dan beschikbare plaatsen het principe wie het eerst komt, die het eerst maalt gehanteerd wordt, mits de betreffende personen in het afgelopen jaar niet mee geweest zijn met een vergelijkbaar bezoek.

3.4 Mensen die geen lid zijn van een spottersvereniging kunnen in principe ter introductie éénmalig mee met een bezoek. Vervolgens moeten zij beslissen of ze wel of niet lid van de GRAS willen worden.
 
3.5 Niet leden mogen enkel deelnemen als daarmee het doorgaan van een bezoek veilig gesteld wordt.                                                                                                                                                      

3.6 Betalende leden hebben altijd voorrang op niet leden.

4. Gedragscode bij deelname aan een bezoek

4.1 Mensen die zich opgeven voor een bezoek dienen zich er vooraf van te verzekeren dat zij op de betreffende datum op de betreffende plaats aanwezig kunnen zijn. Het is natuurlijk altijd mogelijk dat zich onvoorziene omstandigheden voor doen waardoor iemand genoodzaakt is zijn/haar deelname aan een bezoek af te zeggen. Wanneer iemand echter regelmatig gebruik maakt van deze optie wordt hij/zij door de organisator GRAS reizen op een zwarte lijst geplaatst. Afmelden voor de sluitingsdatum van de aanmelding is toegestaan. Geheel niet afmelden wordt niet getolereerd.
 
4.2 Tijdens een bezoek zijn zowel de deelnemers als de begeleider(s) vanuit de GRAS op uitnodiging te gast op militair- dan wel overheidsterrein. Naast inachtneming van algemene beleefdheids- en omgangsvormen dienen zowel de begeleider(s) vanuit de GRAS als de deelnemers zich dan ook strikt te houden aan de ter plaatse geldende regels en de aanwijzingen van de begeleider(s) vanuit de betreffende basis. Alle mogelijke verzoekjes om in een bepaalde hangar te mogen kijken of om op een bepaalde plaats te mogen fotograferen moeten via de begeleider(s) van GRAS reizen kenbaar gemaakt worden aan de begeleider(s) vanuit de betreffende basis. De beslissing van deze begeleider(s) aangaande genoemde verzoekjes wordt vervolgens gerespecteerd. Wanneer iemand deze gedragscode overtreedt wordt hij/zij door de organisator GRAS reizen op een zwarte lijst geplaatst.
 

5. Kosten verbonden aan deelname aan een bezoek

5.1 De kosten verbonden aan deelname aan een bezoek bedragen per bezoek 2,50 euro voor GRAS leden.
 
5.2 De kosten verbonden aan deelname aan een bezoek bedragen per bezoek 2,50 euro voor niet GRAS leden wanneer het een bezoek betreft zoals omschreven onder punt 3, categorie B.
 
5.3 De kosten verbonden aan deelname aan een bezoek bedragen per bezoek 5,00 euro voor niet GRAS leden wanneer het een bezoek betreft zoals omschreven onder punt 3, categorie C.
 
5.4 De kosten verbonden aan deelname aan een bezoek bedragen per bezoek 5,00 euro voor deelnemers die geen lid zijn van een spottersvereniging, ongeacht de aard van het bezoek.
 
5.5 De inkomsten uit de bezoeken worden aangewend ter dekking van de gemaakte administratieve onkosten en voor de aanschaf van presentjes voor de begeleiders van de bezochte bases.
 
5.6 Als er voor sommige bezoeken een extra bijdrage, voor bv een liefdadigheidsfonds, wordt gevraagd, dan wordt dit duidelijk van te voren kenbaar gemaakt en blijven de bovenstaande punten van kracht.
 

6. Onvoorziene omstandigheden

6.1 Het is zeer onwaarschijnlijk dat een protocol in alle mogelijke situaties voorziet.
 
6.2 In die gevallen waarin het Protocol GRAS reizen niet of deels niet voorziet worden beslissingen aangaande gerezen vragen of problemen genomen door de organisator GRAS reizen. Hij heeft daarbij de mogelijkheid om advies in te winnen bij het bestuur van de GRAS.

Nieuwsbrief ontvangen?