Inschrijven als nieuw lid? 
Inschrijven voor een reis / evenement?
Jouw gegevens beheren / controleren?

Protocol

(versie d.d. 13/10/2023)

Aankondiging

1.1 In de aankondigingen worden bezoeken zo duidelijk mogelijk omschreven op basis van de op dat moment bekende informatie. Denk hierbij aan de datum, plaats, tijd, wel of niet toestemming om te fotograferen en het aantal beschikbare plaatsen;

1.2 Bezoeken worden aangekondigd via de GRAS website, Facebook en nieuwsbrief.

2. Aanmelding

2.1 Jezelf aanmelden kan alleen via het digitale aanmeldformulier op de GRAS website;

2.2 Voor ieder bezoek waar je aan wil deelnemen moet je jezelf apart aanmelden;

2.3 Je bent zelf verantwoordelijk voor het aanleveren van juiste persoonsgegevens. Bij foutieve gegevens loop je kans dat toegang ter plaatse kan worden geweigerd.

3. Deelname

GRAS Reizen kent de volgende drie categorieën bezoeken:

A. Foto/spottersdagen waarvoor elke vereniging een uitnodiging ontvangt;
B. Bezoeken die in eerste instantie door GRAS reizen georganiseerd worden, maar gecombineerd worden met andere verenigingen;
C. Volledig door GRAS Reizen georganiseerde bezoeken.

3.1 Voor categorie A bezoeken komen alleen GRAS leden in aanmerking. Hiervoor moet je als lid geregistreerd staan en moet de contributie betaald zijn op het moment van opgave;

3.2 Voor categorie B en C bezoeken komen zowel GRAS leden als leden van verenigingen waarmee GRAS Reizen samenwerkt in aanmerking. GRAS Reizen bepaalt hierbij de verdeling van het aantal beschikbare plaatsen voor andere verenigingen;

3.3 Als er meer aanmeldingen dan beschikbare plaatsten zijn, dan wordt er in de meeste gevallen geloot. Bij de loting krijgen leden die recent zijn uitgeloot of het afgelopen jaar nog niet met een vergelijkbaar bezoek mee zijn geweest voorrang. Bij zeer korte termijn bezoeken kan het omwille van de snelheid noodzakelijk zijn dat het principe “wie het eerst komt, wie het eerst maalt” gehanteerd wordt. dit wordt duidelijk vermeld;

3.4 Ben je geen lid van GRAS, dan is het mogelijk om éénmalig met een bezoek mee te gaan als hiervoor plaatsen beschikbaar zijn. Daarna kun je beslissen of je lid van GRAS wil worden;

3.5 Niet-leden kunnen alleen deelnemen als daarmee het doorgaan van een bezoek veilig gesteld wordt. Bij volgeboekte bezoeken zijn geen plaatsen beschikbaar voor niet leden;

3.6 Bij ieder bezoek is minimaal één GRAS Reizen begeleider aanwezig;

3.7 Minimum leeftijd voor deelname is 18 jaar, of 14 jaar wanneer onder begeleiding van een ouder die ook lid van GRAS is.

4. Kosten

4.1 De kosten voor deelname aan een bezoek aan de categorie A zijn €2,50 per persoon per bezoek;

4.2 De kosten voor deelname aan een bezoek aan de categorie B en C zijn €2,50 per persoon per bezoek voor GRAS leden en €5,00 per persoon per bezoek voor niet-GRAS leden;

4.3 Deze kosten moeten op de dag zelf voordat het bezoek start bij de GRAS begeleider betaald worden;

4.4 De inkomsten uit de bezoeken worden gebruikt om administratiekosten te dekken en in sommige gevallen voor de aanschaf van presentjes voor begeleiders tijdens de bezoeken;

4.5 Als er door de ontvangende instantie vooraf om een extra bijdrage (voor bijvoorbeeld een liefdadigheidsfonds) wordt gevraagd, dan wordt dit vooraf duidelijk kenbaar gemaakt. Bovenstaande punten blijven hierbij ongewijzigd van kracht.

5. Gedragscode

5.1 Is je plaats bevestigd, dan wordt verwacht dat je op de opgegeven datum en tijdstip aanwezig bent en je opgegeven paspoort/ID bij je hebt;

5.2 Het kan gebeuren dat je vanwege onvoorziene omstandigheden toch niet kan komen en deelname kort van tevoren afzegt. Wanneer je dit echter met enige regelmaat doet, dan riskeert je een plaatsing op de zwarte lijst;

5.3 Afmelden vóór de sluitingsdatum van de aanmelding is toegestaan;

5.4 Geheel niet afmelden en niet komen opdagen wordt niet getolereerd en garandeert directe plaatsing op de zwarte lijst;

5.5 Tijdens een bezoek ben je samen met de andere deelnemers en GRAS begeleiding te gast op militair-/overheids-/particulier terrein. Hierbij wordt verwacht dat iedereen de algemene beleefdheids- en omgangsvormen in acht neemt;

5.6 Alle deelnemers dienen zich strikt te houden aan de geldende regels, de aanwijzingen van de GRAS begeleiding en/of begeleiding vanuit de betreffende instantie;

5.7 Alle mogelijke verzoeken om bijvoorbeeld in een bepaalde hangar te mogen kijken of om op een bepaalde plaats te mogen fotograferen lopen alleen via de GRAS begeleiding. Alleen vanuit de GRAS begeleiding worden de verzoeken kenbaar gemaakt aan de begeleiding van de betreffende instantie. Iedere beslissing aangaande genoemde verzoeken is definitief en wordt gerespecteerd;

5.8 Wanneer je deze gedragscode overtreedt, loop je de kans om door GRAS reizen op een zwarte lijst geplaatst te worden;

5.9 Een plaats op de zwarte lijst betekent uitsluiting van GRAS bezoeken voor de periode van drie (3) jaar.

6. Privacy

6.1 De door jou voor een bezoek opgegeven persoonlijke gegevens worden enkel gebruikt voor het bezoek waarvoor je jezelf hebt opgegeven;

6.2 Deze gegevens worden aan de officiële instanties verstrekt om de benodigde toestemming te verkrijgen en worden verder niet met andere partijen gedeeld;

6.3 Indien het een gecombineerd bezoek met andere spottersverenigingen betreft, dan worden de gegevens ook met de deelnemende spotterverenigingen gedeeld;

6.4 De persoonlijke gegevens van leden zijn alleen toegankelijk voor het GRAS bestuur;

6.5 Na het bezoek worden de gegevens (met uitzondering van namen t.b.v. historische gegevens) verwijderd.

6.6 Deelnemers moeten zich er bewust van zijn dat zij tijdens een bezoek gefilmd en of gefotografeerd kunnen worden. Deelnemers stemmen in met het eventueel delen, verspreiden en openbaar maken van beeldmateriaal (ook op internet) waarop zij herkenbaar in beeld zijn.

7. Onvoorziene omstandigheden

De kans bestaat dat zich een situatie voordoet die niet beschreven is in dit protocol. In deze situaties wordt de beslissing genomen door de begeleiding GRAS Reizen. Wanneer nodig wordt advies gevraagd aan het bestuur van GRAS.